Het orderjournaal
KwikEat legt elke bestelling, wijziging, betaling en dagafsluiting onveranderbaar vast. Wat dat is, waarom het er is, en hoe je het exporteert voor je accountant.
KwikEat houdt een journaal bij: een lijst waar alleen regels bij komen. Elke bestelling, elke wijziging, annulering, betaling, terugbetaling en dagafsluiting komt erin, met datum en tijd en alle details. Het journaal staat altijd aan.
Waarom
- Je administratie klopt aantoonbaar. In Nederland moet je je verkopen 7 jaar bewaren, per bon. Met het journaal kun je aan de Belastingdienst of je accountant laten zien dat er niets is weggehaald of veranderd.
- Bestellingen worden nooit gewist. Een geannuleerde bestelling blijft staan, met reden. Een gewijzigde bestelling laat elke versie in het journaal achter.
- Persoonsgegevens niet langer dan nodig. Namen en adressen verdwijnen na de ingestelde termijn van oude bestellingen (zie Klanten); de bestellingen zelf blijven.
Hoe het werkt
Elke regel heeft een volgnummer zonder gaten en een hash: een vingerafdruk van de regel én van de regel ervoor. Verandert iemand achteraf een regel buiten KwikEat om, of haalt hij er een weg, dan klopt de keten vanaf dat punt niet meer.
KwikEat controleert de keten bij Instellingen → Koppelingen & beveiliging → Bestellingenjournaal en bij de Dagafsluiting:
- Aan · in orde: 12.345 regels sinds 1-10-2026: alles klopt.
- In rood de keten breekt bij regel …: het journaal is buiten KwikEat veranderd. Bewaar de database zoals hij is en neem contact op met support@kwikeat.com.
Exporteren
Bij de Dagafsluiting → Exporteren… kies je een periode (een maand, een heel jaar, of alles) en een bestand:
- CSV (opent in Excel), of
- JSON.
Het bestand bevat de hashes, zodat je accountant de keten ook buiten KwikEat kan controleren.
Exporteer het journaal elke maand en bewaar het bestand buiten de computer, bijvoorbeeld bij je accountant. Samen met de geprinte dagafsluitingen bewijst dat later dat de gegevens niet zijn herschreven.
Wat er in staat
| Gebeurtenis | Wanneer |
|---|---|
| Bestelling geplaatst | Aan de toonbank, telefonisch of uit de webwinkel, met elke regel, prijs, btw en keuze |
| Bestelling gewijzigd | De volledige nieuwe versie |
| Bestelling geannuleerd | Met de reden |
| Betaling / terugbetaling | Met de betaalwijze |
| Dag afgesloten | Omzet, btw, kas, verschil, en een doorlopend totaal van alle bestellingen sinds het begin |
| Back-up teruggezet | Zodat te zien is dat de database vervangen is |
| Persoonsgegevens verwijderd | Hoeveel bestellingen, zonder namen |
De technische beschrijving (voor accountants en belastingdiensten) is op te vragen bij support@kwikeat.com.
Laatst bijgewerkt: 15 oktober 2026